1. Wichtiger Arbeitsschritt nach der Installation
Einstellungen für den E-Mail-Versand aus der Sage HR Suite wurden bisher für jeden betroffenen Programmteil gesondert vorgenommen. Ab der Version 2025.3.0 erfolgt die Konfiguration zentral im Administrator. Als Voreinstellung wird die bisherige Konfiguration für den E-Mail-Versand aus dem Sage HR Mitarbeiterportal übernommen.
Deshalb ist es unbedingt erforderlich, vor der Inbetriebnahme der Version 2025.3.0 zu prüfen, ob diese Voreinstellungen beibehalten werden können oder angepasst werden müssen. Sollte bisher keine Konfiguration für den E-Mail-Versand aus dem Sage HR Mitarbeiterportal vorliegen, aber Mails aus anderen Programmteilen versendet werden (z.B. Wiedervorlagen, Verdienstabrechnungen), muss zunächst die Konfiguration im Administrator vorgenommen werden.
Die bisherige Konfiguration für den Mailversand aus dem Mitarbeiterportal wird beim Datenbankupdate in den „Globalen Einstellungen“ hinterlegt. Diese „Globalen Einstellungen“ werden auch für die Multi-Faktor-Authentifizierung und E-Mails aus den Prozessen des Mitarbeiterportals benutzt.
Alle Mandanten werden auf „kein Versand“ gesetzt. Bitte prüfen Sie die Einstellungen. Falls diese Einstellungen nicht vorgenommen oder geprüft werden, können E-Mails gegebenenfalls nicht versendet werden. Wenn vom Portal abweichende Einstellungen vorhanden sind, zum Beispiel für die Lohnscheine (im Dokumentenversand), müssen diese neu eingerichtet werden.
2. Anpassungen in Sage HR Suite
In der HR Suite wurde der Mailversand vereinheitlicht. Es existiert nun im Administrator in der Benutzerverwaltung eine Stelle, an welcher der Mailversand konfiguriert wird. Auch die Programmstellen des Versands wurden zentralisiert. Dadurch ergeben sich Änderungen im Programm – es wurden in verschiedenen Programmteilen die Konfigurationsmöglichkeiten entfernt. Falls der Datenbankstatus auf „Testdaten“ gesetzt wurde, so wird jetzt in allen Fällen die entsprechende Versandkonfiguration in den Datenbankeinstellungen benutzt.
3. Konfiguration des Mailversands
Im Administrator in der Benutzerverwaltung wurde ein neuer Programmpunkt hinzugefügt: „Konfiguration Mailversand“. Bei Aufruf des Menüpunktes öffnet sich das folgende Fenster. Auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit, entweder globale Einstellungen über die gesamte Datenbank auszuwählen, oder die Einstellungen eines Mandanten zu konfigurieren.
Mit den globalen Einstellungen ist es möglich, datenbankweit eine Einstellung des Mailversands zu benutzen. Diese kann pro Mandant noch überschrieben werden.
Folgende Einstellungen existieren:
| OPTION | AUSWAHL | BESCHREIBUNG |
|---|---|---|
| Globale Einstellung verwenden | für Mandanten möglich, Entscheidung ob globale Einstellungen benutzt werden oder für diesen Mandanten andere Einstellungen gelten | |
| Versandart | kein Versand | Mails werden nicht versendet |
| SMTP | SMTP Protokoll wird benutzt | |
| Exchange | Exchange wird benutzt | |
| Server | der entsprechende Mailserver | |
| Port | der Port des Servers für den Versand | |
| gesicherte Verbindung | verschlüsselte Verbindung an / aus | |
| Absender (E-Mail) | in Mail gesetzte Sende-Adresse | |
| Rückmeldungen Versand | Fehler | im Fehlerfall wird dem Absender eine E-Mail gesendet, falls die Verbindung dies unterstützt |
| Erfolg | im Erfolgsfall wird dem Absender eine E-Mail gesendet, falls die Verbindung dies unterstützt | |
| Verzögerung | bei einer Verzögerung der E-Mail wird dem Absender eine E-Mail gesendet, falls die Verbindung dies unterstützt | |
| Art der Anmeldung | Art: Keine | Keine Login-Daten von Nöten |
| Art: Login / Passwort | Login im Standardfall | |
| Art: OAuth (Microsoft) | Versand mit OAuth, wobei eine Microsoft-Schnittstelle benutzt wird | |
| Login / Passwort | Daten für die Anmeldung per SMTP | |
| Tenant-Id, Client-Id, Secret | Daten für die OAuth-Verbindung |
Zusätzlich können Sie noch für verschiedene Versandtypen den Absender sowie die Rückmeldung konfigurieren. Die folgenden Versandarten existieren:
| TYP | BESCHREIBUNG |
|---|---|
| Mitarbeiterportal | Mails aus dem Mitarbeiterportal, Prozessdesigner (außer Genehmigungswesen) |
| Genehmigungswesen | Mails aus dem Genehmigungswesen |
| Dokumentenversand | Lohnscheinversand in Personalabrechnung |
| Mitarbeiterportal Infoservice | Mails aus Personalabrechnung → Mitarbeiterportal Infoservice |
| Wiedervorlagen | Mails der Wiedervorlagen aus allen Programmteilen |
| Personalmanagement | Mails aus Personalmanagement (außer Wiedervorlagen) |
| Personalabrechnung | Mails aus Personalabrechung (außer Dokumentenversand, Wiedervorlagen, Infoservice) |
| Reisekosten | Mails aus Reisekosten (außer Wiedervorlagen) |
Im Anschluss kann die entsprechende Konfiguration über den Schalter „Versand testen“ auch getestet werden. Dabei kann die verwendete Versandart zum Test ausgewählt werden.
4. Sonstige Anpassungen am Lohnscheinversand
In den Optionen vom Lohnscheinversand werden die Einstellungen für die Kommunikation nicht mehr angeboten. Für den Versand werden die Mail Einstellungen aus dem Administrator verwendet.
Die Versandart Outlook kann weiter verwendet werden, wenn diese bisher konfiguriert war.
5. Sonstige Anpassungen für den Mitarbeiterportal-Infoservice
In den Einstellungen vom Mitarbeiterportal-Infoservice können keine Verbindungsdaten für den E-Mail Versand mehr konfiguriert werden. Es werden die Mail Einstellungen aus dem Administrator verwendet.
6. Sonstige Anpassungen an Genehmigungswesen
Im Genehmigungswesen (Zeitmanagement, Reisekosten) können keine Verbindungsdaten für den E-Mail-Versand mehr konfiguriert werden. Es werden die Mail Einstellungen aus dem Administrator verwendet. Das Mailprotokoll kann wie bisher in den übergreifenden Einstellungen eingesehen werden.