Digitale Personalakte einführen.

Papierakten kosten Zeit, Platz und Geld.
Gleichzeitig steigen die gesetzlichen Anforderungen an die digitale Bereitstellung von Personal- und Entgeltunterlagen.

Mit der digitalen Personalakte von Sage digitalisieren Sie Ihre Personalverwaltung, beschleunigen Ihre HR-Prozesse und schaffen die Grundlage für die gesetzlichen Anforderungen ab 2027.

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Bilder © Visual Generation, Shutterstock; Sage GmbH

Warum jetzt auf eine digitale Personalakte umsteigen?

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Personalakten vollständig digital zu verwalten. Die Gründe liegen auf der Hand:

• Schneller Zugriff auf alle Mitarbeiterdokumente
• Kein langes Suchen in Papierordnern
• Automatische Ablage von Dokumenten
• Höhere Datensicherheit
• DSGVO-konforme Berechtigungen
• Ortsunabhängiger Zugriff
• Weniger Verwaltungsaufwand
• Zukunftssichere HR-Prozesse

Spätestens mit den neuen gesetzlichen Anforderungen zur digitalen Bereitstellung von Entgeltunterlagen gewinnt die Digitalisierung der Personalakte zusätzlich an Bedeutung. Ab 2027 müssen Arbeitgeber bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch, strukturiert und maschinell auswertbar bereitstellen können. Reine Papierakten oder einfache PDF-Ablagen reichen dafür nicht mehr aus.

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Was ist eine digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ersetzt die klassische Papierakte vollständig.
Alle relevanten Mitarbeiterdokumente werden zentral gespeichert und sind jederzeit für berechtigte Personen verfügbar.

Dazu gehören beispielsweise:
• Arbeitsverträge
• Bewerbungsunterlagen
• Zeugnisse
• Vertragsänderungen
• Abmahnungen
• Krankmeldungen
• Sozialversicherungsunterlagen
• Gehaltsdokumente
• Weiterbildungsnachweise

Dank intelligenter Suchfunktionen finden Sie Dokumente innerhalb weniger Sekunden statt in mehreren Ordnern zu blättern.

Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte?

Zeit sparen
Mitarbeiter suchen Unterlagen innerhalb weniger Sekunden.

Weniger Papier
Aktenschränke werden überflüssig.

Mehr Sicherheit
Rollen- und Rechtekonzepte sorgen dafür, dass nur berechtigte Personen auf sensible Personaldaten zugreifen können.

Gesetzeskonforme Archivierung
Dokumente werden revisionssicher gespeichert.

Schnellere Prozesse
Verträge, Bescheinigungen und Dokumente stehen sofort zur Verfügung.

Homeoffice geeignet
Auch dezentrale HR-Abteilungen arbeiten auf derselben Datenbasis.

Digitale Personalakte und gesetzliche Anforderungen ab 2027:

Ab dem 1. Januar 2027 gelten neue Vorgaben für die elektronische Bereitstellung bestimmter Entgeltunterlagen im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP). Unternehmen müssen die relevanten Unterlagen digital und prüfbar bereitstellen können.

Mit einer professionellen digitalen Personalakte schaffen Sie die organisatorischen und technischen Voraussetzungen, um diese Anforderungen effizient umzusetzen.

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So führen wir Ihre digitale Personalakte ein

1. Analyse
Wir analysieren Ihre bestehenden Personalprozesse.

2. Planung
Gemeinsam entwickeln wir ein Konzept für die Digitalisierung.

3. Einrichtung
Installation und Konfiguration der Sage Digitalen Personalakte.

4. Migration
Übernahme bestehender Dokumente und Akten.

5. Schulung
Wir schulen Ihre Personalabteilung praxisnah.

6. Betreuung
Auch nach dem Go-Live stehen wir Ihnen als Ansprechpartner zur Verfügung.

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Häufige Fragen zum Sage 100 Support

Ist eine digitale Personalakte Pflicht?
Die klassische Personalakte ist nicht generell gesetzlich vorgeschrieben. Allerdings steigen die Anforderungen an die digitale Bereitstellung von Entgeltunterlagen. Ab 2027 müssen Arbeitgeber bestimmte Unterlagen elektronisch und maschinell auswertbar vorhalten.

Wie lange dauert die Einführung?
Je nach Unternehmensgröße dauert die Einführung meist zwischen wenigen Tagen und einigen Wochen.

Können bestehende Papierakten übernommen werden?
Ja. Bestehende Dokumente können digitalisiert und in die neue Personalakte übernommen werden.

Ist die Lösung DSGVO-konform?
Ja. Die Zugriffsrechte werden individuell vergeben und alle Dokumente werden sicher gespeichert. Die konkrete Umsetzung hängt von der Konfiguration und den organisatorischen Prozessen im Unternehmen ab.

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Warum Sage?

Mit der digitalen Personalakte von Sage profitieren Sie von einer Lösung, die speziell für mittelständische Unternehmen entwickelt wurde.

• Integration in Sage HR Suite
• Automatische Dokumentenablage
• Digitale Workflows
• Volltextsuche
• Rollen- und Berechtigungskonzept
• Revisionssichere Archivierung
• Skalierbar für wachsende Unternehmen

Warum AAIC?

Seit vielen Jahren unterstützen wir Unternehmen bei der Einführung moderner Sage-Lösungen.

Unsere Kunden profitieren von:
• zertifizierten Sage-Beratern
• persönlichem Ansprechpartner
• praxisnaher Einführung
• individuellen Anpassungen
• Schulungen
• langfristigem Support

Unser Ziel ist nicht nur die Installation einer Software, sondern die nachhaltige Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse.

Lassen Sie sich unverbindlich beraten!

Sie möchten eine digitale Personalakte einführen oder haben Fragen zu den gesetzlichen Anforderungen ab 2027? Unsere Experten beraten Sie persönlich und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Personalverwaltung effizient, sicher und zukunftssicher digitalisieren können.

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