Fernwartung
Sage-Lösungen für mehr Effizienz und Kontrolle im Alltag.
Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit passgenauen Sage-Lösungen.
Von ERP bis HR erhalten Sie alle Funktionen aus einer Hand –
persönlich begleitet von der Beratung bis zum erfolgreichen Einsatz.
für leistungsstarke und sichere Unternehmensstrukturen.
Von moderner IT-Infrastruktur bis zu umfassender Sicherheit entwickeln wir Lösungen, die stabile Systeme und geschützte Daten sichern – damit Ihr Unternehmen zuverlässig und zukunftssicher arbeiten kann.
Erweitern Sie Ihre ERP-Software mit maßgeschneiderten Lösungen.
Wir entwickeln Zusatzlösungen, die sich nahtlos in Ihre Sage-Umgebung integrieren, Prozesse gezielt erweitern und automatisieren – für mehr Effizienz, Transparenz und nachhaltigen Erfolg.
StartseiteRechnungseingang digitalisieren – effizient, transparent und automatisiert.
Weniger manuelle Arbeit. Mehr Kontrolle über Ihre Rechnungen.
Mit dem AAIC Dokumentenagenten digitalisieren und automatisieren Sie Ihren Rechnungseingang direkt in Ihrer Sage 100. Eingehende Rechnungen werden erfasst, relevante Informationen ausgelesen, den zuständigen Personen zugeordnet und durch individuell definierte Freigabeprozesse geführt.
So behalten Sie den Überblick über offene Rechnungen, Verantwortlichkeiten, Skontofristen und Fälligkeiten – ohne Papierstapel und ohne manuelle Postmappe.
Was bedeutet es, den Rechnungseingang zu digitalisieren?
Der AAIC Dokumentenagent unterstützt Sie dabei, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Ihren Rechnungsworkflow zentral in der Sage 100 abzubilden.
Eingehende Rechnungen werden digital erfasst und strukturiert verarbeitet. Relevante Belegdaten können automatisch ausgelesen und für die weitere Bearbeitung bereitgestellt werden. Anschließend wird die Rechnung über einen individuell definierten Leitweg an die zuständigen Mitarbeiter oder Abteilungen weitergegeben.
Dadurch werden Bearbeitungsprozesse nachvollziehbarer, Zuständigkeiten transparenter und Rechnungen schneller bearbeitet.
Der AAIC Dokumentenagent: Ihre Lösung für den digitalen Rechnungseingang.
Die Lösung verbindet die Erfassung von Rechnungen mit strukturierten Freigabeprozessen, klaren Verantwortlichkeiten und einer zentralen Dokumentenverwaltung.
Statt Rechnungen manuell per E-Mail weiterzuleiten oder in Papiermappen zu verteilen, steuern Sie die Bearbeitung über definierte digitale Prozesse.
digital zu erfassen automatisch zu erkennen und zuzuordnen mit relevanten Beleginformationen zu ergänzen an die zuständigen Personen weiterzuleiten digital prüfen und freigeben zu lassen zu vorkontieren und weiterzuverarbeiten in einem Dokumentenmanagementsystem abzulegen transparent und nachvollziehbar zu dokumentierenSo funktioniert die digitale Rechnungsverarbeitung:
1. Rechnung digital erfassenEingehende Rechnungen werden digital in den Prozess übernommen. Dokumente können beispielsweise über den vorgesehenen Importbereich bereitgestellt und automatisch verarbeitet werden.
2. Rechnungsdaten auslesenDer Dokumentenagent kann relevante Informationen aus dem Beleg auslesen. Dazu gehören unter anderem: Belegnummer, Rechnungsbetrag, Netto- und Bruttowert, Skontotermin, Fälligkeitsdatum, Rechnungspositionen bei unterstützten Formaten
Durch die automatische Datenerfassung reduziert sich der manuelle Erfassungsaufwand.
3. Rechnung prüfen und klassifizierenDie erkannten Informationen werden geprüft und der Rechnung kann eine passende Dokumentenart zugeordnet werden. Auf dieser Grundlage wird der für den Beleg vorgesehene Bearbeitungs- und Freigabeprozess gestartet.
4. Digitalen Freigabeprozess startenÜber frei definierbare Leitwege wird festgelegt, welche Personen oder Gruppen eine Rechnung bearbeiten oder freigeben müssen.
Die Bearbeitung erfolgt in einer klar definierten Reihenfolge. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, wo sich eine Rechnung befindet und welche Aufgabe noch offen ist.
5. Fristen und Verantwortlichkeiten überwachenDer Dokumentenagent schafft Transparenz über Zuständigkeiten, Bearbeitungsstände, Skontotermine und Fälligkeiten.
Eskalationsmechanismen können dabei helfen, Verzögerungen frühzeitig zu erkennen und offene Aufgaben gezielt nachzuverfolgen.
6. Rechnung weiterverarbeiten und archivierenJe nach eingerichtetem Prozess können Rechnungen vorkontiert, verbucht oder mit weiteren Belegen verknüpft werden.
Die Dokumente lassen sich anschließend im Dokumentenmanagementsystem ablegen. Bearbeitungsschritte und Änderungen können detailliert protokolliert werden.
Zeit sparenAutomatisierte Prozesse reduzieren den Aufwand für die manuelle Erfassung, Weiterleitung und Verwaltung eingehender Rechnungen.
Bearbeitungszeiten verkürzenRechnungen gelangen schneller zu den zuständigen Personen. Digitale Freigabeprozesse vermeiden unnötige Wartezeiten und Medienbrüche.
Skontofristen besser nutzenDurch den zentralen Überblick über Skonto- und Fälligkeitstermine können Rechnungen rechtzeitig bearbeitet und Zahlungsziele besser eingehalten werden.
Transparenz erhöhenSie sehen, welche Rechnungen eingegangen sind, welchen Bearbeitungsstatus sie haben und bei welcher Person oder Abteilung sie sich befinden.
Klare Verantwortlichkeiten schaffenIndividuell definierte Leitwege sorgen dafür, dass jede Rechnung gezielt an die zuständigen Mitarbeiter oder Gruppen weitergeleitet wird.
Papierprozesse reduzierenDie klassische Postmappe wird durch einen digitalen, nachvollziehbaren Workflow ersetzt.
Fehlerquellen verringernAutomatisiertes Auslesen und strukturiertes Verarbeiten von Rechnungsdaten reduzieren manuelle Eingaben und vermeiden unnötige Übertragungsfehler.
Dokumente zentral ablegenRechnungen können direkt mit den zugehörigen Prozessen und Informationen verbunden und im Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden.
Dadurch müssen Rechnungen nicht in einem separaten Inselsystem bearbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt in Verbindung mit den vorhandenen Sage-Prozessen und kann an Ihre organisatorischen Anforderungen angepasst werden.
Die Lösung eignet sich besonders für Unternehmen, die:
• bereits Sage 100 einsetzen
• ihren Rechnungseingang digitalisieren möchten
• manuelle Freigabeprozesse ersetzen wollen
• Rechnungen schneller bearbeiten möchten
• mehr Transparenz über Bearbeitungsstände benötigen
• Skonto- und Zahlungsfristen besser überwachen möchten
• ihre Dokumentenprozesse zentralisieren wollen
• bestehende Sage-Prozesse gezielt erweitern möchten
Mit dem AAIC Dokumentenagenten schaffen Sie einen digitalen, transparenten und auf Ihre Anforderungen abgestimmten Rechnungseingangsprozess direkt in Ihrer Sage 100.
Wir analysieren gemeinsam Ihre bestehenden Abläufe und zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Rechnungseingang sinnvoll digitalisieren und automatisieren können.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
