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Wichtige Information zur digitalen Bereitstellung von Entgeltunterlagen ab 2027

Sehr geehrte Kunden, ab dem 1. Januar 2027 gelten neue gesetzliche Anforderungen für Arbeitgeber im Rahmen der Lohnabrechnung: Sozialversicherungsrelevante Unterlagen müssen künftig verpflichtend digital vorliegen. Grundlage hierfür ist die Beitragsverfahrensverordnung (§§ 8 und 9 BVV). Für Unternehmen bedeutet das: Bestimmte Entgeltunterlagen müssen digital, strukturiert und prüfbar archiviert werden. Diese Pflicht gilt branchenübergreifend für alle Arbeitgeber. Besonders wichtig: Eine einfache Ablage als PDF-Datei reicht nicht mehr aus! Die Unterlagen müssen so gespeichert sein, dass sie im Rahmen von Prüfungen der Sozialversicherung digital bereitgestellt und maschinell auswertbar sind. Diese Dokumente müssen künftig digital vorliegen: Zu den betroffenen Unterlagen gehören insbesondere fünf Dokumentenarten, die für die Sozialversicherungsprüfung relevant sind, beispielsweise:

• Arbeitsverträge und Vertragsänderungen
• Nachweise zur Vergütung und Entgeltbestandteilen
• Vereinbarungen zu Arbeitszeitregelungen
• Unterlagen zu Zuschlägen und Sonderzahlungen
• weitere prüfungsrelevante Entgeltunterlagen

Ohne eine strukturierte digitale Ablage kann die nächste Sozialversicherungsprüfung deutlich aufwendiger und unangenehmer werden.

Unsere Empfehlung: Die Digitale Personalakte für Ihre Sage HR Suite

Mit der Digitalen Personalakte (dPA) von Sage können Personalunterlagen zentral, strukturiert und revisionssicher verwaltet werden. Dokumente werden automatisch den richtigen Mitarbeiterakten zugeordnet und sind jederzeit schnell auffindbar. Die Lösung unterstützt Sie dabei:

• Personalunterlagen digital und strukturiert zu verwalten
• Dokumente revisionssicher und prüfungskonform abzulegen
• HR-Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen
• Unterlagen für Prüfungen schnell und vollständig bereitzustellen

Gerne zeigen wir Ihnen in einem kurzen Gespräch, wie Sie Ihr Unternehmen frühzeitig und unkompliziert auf die neuen Anforderungen vorbereiten können.
Mehr Informationen zur Digitalisierungspflicht ab 2027: